サービス詳細-工場立ち上げ前の実務支援
ベトナム進出前に準備できること (製造業)
1.内容
一般的に、工場立ち上げ時には日本からエンジニアの方を入れらるケースがほとんどかと思いますが、経理/人事の部分においても工場の基礎をつくるときと同様に最初の仕組み、ルールづくりが肝心です。
ベトナムに到着後、1人でも従業員を雇入れし、設備の為の購入を開始すると、経理/人事業務も発生致します。1日でも早く生産活動ができるように、活動されるのですが、その裏で経理/人事で必要な事項も合わせて発生しております。
これらを放置しておくと、重要書類の行方がわからない、創業時の経理処理が誰もわからない、必要な資料が社内に存在しない、会社にそもそものルールが無い等後に痛い目を見ます。
勿論下記事項は、現地到着後に着手可能ですが、現地赴任後に製造側の業務に注力できるよう、また、ある程度の時間を要する業務内容もありますので、予め準備されることをお勧め致します。
2.ベトナム到着前に準備できること
〈人事関連〉
・採用するマネージャー/スタッフ/ワーカーの採用基準、募集要項の作成
・マネージャー/スタッフ、ワーカーの給与/手当/補助/賞与のドラフト作成
・社員番号の取り方/ルール決め
・試用契約書、雇用契約書のフォーム決定
・勤務カレンダーの作成
・就業規定の作成
・労働組合の設立準備
・日本からの出向者の給与について
全世界所得、家賃負担、PITの負担者、社会保険の負担者
〈経理関連〉
・経理支払いカレンダーの作成
・原価管理方法についての検討
・親子間取引の契約書/請求書-ひな形(材料購入/製品販売)の作成
・借入金管理表の作成
・会計コンサルの利用について (依頼業務内容と目的)
・1年目の事業計画について
売上予定－売上開始、追加設備導入予定、従業員数
〈その他〉
・ベトナム側のやりとりの担当者決定
・材料管理番号のルール
・案件管理番号のルール
◇ はじめから購入しておくと良いソフト
工場を運営していく中で、実務上必要になってくるソフトがいくつかございます。日本のソフトをこちらでも利用するより、現地スタッフが使いやすいこと、バグなどの問題発生時にベトナム側で対応できること、会社の成長に伴いカスタマイズリクエストが出てくること、保守契約に関わる手間等を考慮し、現地のソフトを購入することをお勧め致します。
また、購入のタイミングにつきましては、これら3つについては、”いずれ”ではなく、最初から購入されることをお勧め致します。
会社設立時から購入する理由：
・いずれ必ず必要になるため
・操業からのデータがあることで、将来の税務/税関リスクを減らすことに繋がる
・担当者が退職しても、それまでのデータを社内に残しておくことができる
・業務を平準化できる-属人化させない
〇会計ソフト
理由-設立時から会計ソフトを購入することをお勧めします。無料のソフトもありますが、バグ対応、将来的な案件管理、原価管理を考えた際には有料の方が良いとか思います。
お勧めソフト：FAST https://fast.com.vn/
〇通関ソフト
理由-輸出がメインであれば、必ず必要になります。無料で使えるものにも制限(上限)があるので、後に購入することになります。日本から設備を持ってくる場合などは、固定資産管理の観点からも、設立時から購入しておくのをお勧め致します。
税関調査対応時にもこのデータを利用することになります。
お勧めソフト：Thaison https://thaison.vn/san-pham/ecus
〇人事ソフト
用途：雇用契約管理、給与計算に使います
理由：従業員数が20人以上になることが想定済みでしたら、スタッフによるミスの軽減、Excelの限界も考え初期から買っておくことをお勧め致します。